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Las reuniones ocupan una parte significativa del tiempo en cualquier organización, pero pocas generan el impacto que prometen. En muchas pymes, reunirse se convirtió en una rutina automática: se agenda un encuentro, se habla de muchos temas y se termina con la sensación de que “algo se avanzó”, aunque nadie pueda explicar con claridad qué cambió después. Franco Lauricella propone repensar las reuniones como una herramienta concreta de gestión, orientada a decidir mejor, ordenar prioridades y reducir fricciones innecesarias.
Una reunión que sirve no busca agradar ni entretener. Busca claridad. Claridad sobre qué problema se está resolviendo, qué decisión se toma y qué acción sigue. Cuando esa claridad falta, las reuniones se multiplican, los temas se repiten y el equipo empieza a percibirlas como una carga más que como un apoyo.
Por qué Franco Lauricella cuestiona el modelo tradicional de reuniones
El problema no es reunirse, sino cómo y para qué. Muchas reuniones nacen sin una pregunta clara que responder. Se convoca “para ver cómo vamos” o “para alinearnos”, sin definir qué debería ser distinto al terminar. Según Franco Lauricella, si una reunión no tiene una decisión explícita como objetivo, es muy probable que se diluya en opiniones y actualizaciones que podrían haberse resuelto por otros medios.
Otro punto crítico es la falta de diseño. Se asume que la reunión se organiza sola: alguien habla, otro responde y, con suerte, surge algo útil. En la práctica, esa improvisación genera encuentros largos, poco enfocados y difíciles de cerrar. Diseñar una reunión no es burocracia; es una forma de respetar el tiempo y la atención del equipo.
La agenda como estructura de pensamiento
La agenda es el corazón de una reunión efectiva. No como una lista de temas, sino como una secuencia lógica de decisiones. Para Franco Lauricella, cada punto de agenda debería responder a una pregunta concreta: qué se necesita definir, qué información falta para decidir y qué alternativas están sobre la mesa.
Cuando la agenda se arma con ese criterio y se comparte antes de la reunión, el encuentro cambia de calidad. Las personas llegan preparadas, se reduce la necesidad de explicaciones largas y el tiempo se usa para pensar, no para ponerse al día. Además, la agenda funciona como un límite sano: lo que no entra, no se discute en ese espacio. No porque no sea importante, sino porque no es el momento adecuado.
El manejo del tiempo como señal de liderazgo
Las reuniones eternas suelen ser una señal de desorden, no de profundidad. El tiempo comunica prioridades. Para Franco Lauricella, definir una duración clara no es apurar decisiones, sino forzar foco. Un bloque de 30 o 45 minutos bien diseñado suele producir mejores resultados que dos horas sin estructura.
Respetar horarios de inicio y cierre también construye credibilidad. Cuando las reuniones empiezan tarde o se extienden sin control, el equipo aprende que el tiempo no importa y ajusta su nivel de atención en consecuencia. En cambio, cuando el tiempo se cuida, la conversación gana intensidad y se vuelve más concreta.
El rol del facilitador, incluso en equipos pequeños
Toda reunión necesita alguien que cuide la forma, no solo el contenido. Ese rol no siempre coincide con la jerarquía. Puede ser el líder del equipo o cualquier persona designada para sostener la estructura. Franco Lauricella remarca que el facilitador no dirige la opinión, sino el proceso: mantiene el foco en la agenda, regula los tiempos y ayuda a explicitar decisiones.
Este rol es clave para evitar dos extremos habituales: reuniones dominadas por una sola voz o encuentros donde nadie se hace cargo de cerrar temas. La facilitación no enfría la discusión; la ordena para que sea productiva.
Acuerdos claros: la prueba final de una buena reunión
Una reunión solo demuestra su valor cuando deja acuerdos accionables. No alcanza con “estar de acuerdo” o “verlo más adelante”. Franco Lauricella insiste en que todo cierre debe responder a tres preguntas simples: qué se va a hacer, quién es responsable y cuándo se revisa.
Estos acuerdos no necesitan ser extensos ni formales, pero sí explícitos. Cuando no quedan por escrito, cada participante se lleva una interpretación distinta y el tema reaparece en la próxima reunión. La claridad en los acuerdos reduce la necesidad de volver a discutir lo mismo y libera tiempo para avanzar.
Separar información de decisión para ganar foco
Uno de los errores más frecuentes es usar la reunión como espacio para compartir información. Reportes, estados de situación y datos que podrían leerse previamente consumen tiempo y atención. Franco Lauricella propone separar funciones: la información se comparte antes; la reunión se usa para interpretar y decidir.
Este cambio simple transforma la dinámica. En lugar de escuchar pasivamente, los participantes llegan con contexto y pueden aportar criterio. La reunión deja de ser un reporte hablado y se convierte en un espacio de pensamiento colectivo.
Reuniones como herramienta de gestión y liderazgo
La forma en que un equipo se reúne refleja su manera de gestionar. Reuniones caóticas suelen acompañar prioridades difusas y decisiones postergadas. Reuniones claras transmiten dirección y orden. Para Franco Lauricella, liderar también implica diseñar espacios donde las decisiones se tomen con foco y se ejecuten con claridad.
Una buena reunión no busca consenso permanente. Busca comprensión. Puede haber desacuerdo, pero todos deben entender qué se decidió, por qué y qué sigue. Esa comprensión reduce fricciones posteriores y fortalece la confianza en el proceso.
Errores frecuentes que hacen que las reuniones no sirvan
Entre los errores más comunes aparece la sobreconvocatoria: invitar a demasiadas personas “por si acaso”. Esto ralentiza la conversación y diluye responsabilidades. Otro error habitual es cerrar la reunión sin un resumen explícito de acuerdos, confiando en que “todos entendieron lo mismo”.
También es frecuente repetir reuniones sobre los mismos temas sin revisar qué falló antes. Cuando un tema vuelve una y otra vez, el problema no suele ser el tema, sino la falta de una decisión clara o de seguimiento. Franco Lauricella plantea que revisar cómo se decide es tan importante como decidir qué se hace.
Las reuniones que sirven no dependen de carisma ni de herramientas sofisticadas. Dependen de estructura, foco y acuerdos claros. Una agenda bien pensada, tiempos definidos y decisiones explícitas transforman la reunión en una herramienta de gestión real.
Para Franco Lauricella, una buena reunión no se mide por la cantidad de ideas que se dijeron, sino por la claridad del próximo paso. Cuando eso ocurre, el tiempo invertido deja de sentirse como un costo y empieza a convertirse en una ventaja competitiva